Comment organiser un voyage d’affaires

Organiser un voyage d’affaires ne s’improvise pas à la dernière minute. La liste des choses à préparer est longue, et il ne faut rien oublier au risque de vivre une expérience professionnelle pour le moins chaotique.

Préparer le séjour

Dans un premier temps, il est important de déterminer avec précision la durée du séjour. Arrangez également vos rendez-vous le plus tôt possible pour connaître à l’avance toutes les dates, lieux et heures. Vous aurez besoin de ces informations pour réserver vos titres de transport et vos chambres d’hôtel.

Partir dans un pays étranger impose des formalités supplémentaires. Vérifiez bien que votre passeport soit toujours valide lors de votre arrivée sur un sol étranger. Si votre passeport n’est plus valide ou si vous n’en avez tout simplement pas, vous devrez attendre plusieurs semaines pour que les autorités françaises vous en délivrent un nouveau. Suivant la destination, assurez-vous également d’être à jour dans vos vaccins. Certains pays refuseront votre entrée sur leur territoire si vous ne disposez pas d’un certificat de vaccination adéquat. Enfin, informez-vous sur toutes les formalités complémentaires spécifiques à certains pays. Vous devrez par exemple obtenir une autorisation ESTA pour entrer sur le territoire américain.

Pense-bête

• Afin de faciliter vos déplacements sur place, il est particulièrement utile de collecter un certain nombre d’informations. Notez entre autres les adresses de vos futurs interlocuteurs, les modes de transports locaux les plus adaptés pour tel ou tel itinéraire ou encore le temps moyen pour ces trajets. Disposer d’un plan de la ville est également recommandé.
• Pensez à faire une check-list. Celle-ci vous sera d’une aide inestimable le jour où vous préparerez votre valise. Papiers d’identité, billets d’avion, réservations, carnet de santé, adresses, ordinateur portable, téléphone, dossiers, cartes de visites… Un oubli est vite arrivé et peut malheureusement devenir très préjudiciable.
• Limitez aussi les risques en cas de vols ou de pertes : contentez-vous de prendre le strict minimum, pour votre travail et pour le reste. Dans l’idéal, utilisez un ordinateur portable réservé pour tous vos déplacements, et sur lequel ne figurent pas toutes vos données importantes.
• Précautions à prendre: L’anglais ou le français ne seront pas toujours pratiqués par vos interlocuteurs. Pour contourner la frontière de la langue, notez les expressions qui vous seront utiles lors de votre voyage. Détail qui n’en est pas un, prenez connaissance des us et coutumes du pays dans lequel vous vous rendez. Les salutations par exemple peuvent être très différentes d’une société à l’autre.

Bon nombre de déplacements réservent leur lot d’imprévus. Lors de votre voyage d’affaires, prévoyez par précaution des moments de battement entre deux évènements quand c’est possible. Protégez-vous également en cas de perte, de vol et d’accident. A ce propos, la Carte Business Gold d’American Express pourra être plus qu’un simple moyen de paiement : vous pouvez profiter de nombreux services d’assistance et assurance contre tout imprévu lors de votre séjour.