Quels intérêts de constituer une base de connaissance dans une entreprise ?

Une entreprise accumule mois après mois des connaissances. Ce savoir représente une véritable valeur et nécessite d’être conservé et enrichi afin de faire fructueux l’effort entrepris pour acquérir cette connaissance. Les entreprises doivent donc veiller à établir une base de connaissance interne pour que tous les collaborateurs puissent en bénéficier et utiliser ces connaissances au quotidien.

De quelles connaissances parle-t-on ?

Chaque semaine est riche d’enseignement, à travers la majorité des postes de l’entreprise. Un cas client qui se serait mal déroulé, est en soit une information de valeur qui peut aider à reproduire les mêmes anomalies dans la gestion et le suivi du travail pour ce client. De même, une bonne ou mauvaise expérience avec un fournisseur est également une connaissance non soupçonnée.

Cela permet de confirmer que le fournisseur est digne de confiance ou au contraire d’informer sur des potentiels manquements professionnels pour certaines entreprises avec lesquels la société collaborent.

Enfin, certains collaborateurs possèdent une connaissance précise de leur métier et peuvent aisément former les nouveaux arrivants sur de bonnes méthodologies et des bonnes pratiques pour s’assurer d’être efficaces.

Tous ces exemples concrets représentent des connaissances intrinsèques à l’entreprise qu’il convient d’archiver faute de quoi celles-ci risquent de s’évaporer et de ne jamais profiter à votre activité.

Comment enregistrer ces connaissances ?

La solution la plus simple consiste à enregistrer des fiches pratiques sur un traitement de texte puis à envoyer ces fichiers sur un espace de stockage commun à l’entreprise.

Toutefois, il existe des plateformes spécifiquement dédiées à un usage professionnel, tel que :

• Google Suite : la solution de Google permet de créer des dossiers et de les enregistrer directement dans un cloud afin que tous les employés y est accès;

• so est une plateforme collaborative, multi-utilisateur, qui permet de partager du contenu. Son offre est freemium, ce qui vous permet un bon usage qui souvent peut s’avérer gratuit ;

• Organilog est l’exemple type d’un logiciel professionnel qui est normalement prévu pour la facturation et le planning des employés, mais qui inclut une base de connaissance pour aider les collaborateurs à partager leurs connaissances ;

• Création d’un blog ou d’un wiki interne : avec des connaissances un peu plus poussés en informatique, l’entreprise peut créer un blog servant uniquement à créer des articles sur des thématiques précises, et classées par catégorie. Idem pour un wiki, afin de se créer un mini-wikipedia interne à l’entreprise.

Quel sera l’avantage au quotidien ?

Un nouvel employé peut facilement débuter sur son poste avec en consultant uniquement les archives de la base de connaissance. Tout lui sera expliqué, des procédures les plus simples, jusqu’aux situations les plus compliquées.

De la même manière, un employé plus ancien peut aussi oublier les procédures dans certains cas assez rares. Ce dernier peut alors aisément consulter le contenu disponible pour tous afin de se rappeler d’une méthode. Mieux encore, avec un enrichissement du plus grand nombre, les procédures peuvent même s’améliorer avec le temps.