Définition du management collaboratif

Le management collaboratif combine la planification, le recrutement, le flux de travail, la communication, la gestion des documents, l’établissement de rapports, et plus encore, le tout dans une seule solution. Selon Newzy Executive, les solutions de gestion du travail collaboratif permettent aux employés

• Créer un espace de travail pour que les équipes collaborent afin de produire un résultat : Les équipes réparties ont besoin d’un domicile professionnel. Une solution basée sur le cloud garantit que les équipes virtuelles, qu’il s’agisse de fournisseurs externes, de clients ou de collègues de toute la planète, disposent d’un seul endroit pour planifier et exécuter des projets.
• Capturez les conversations dans le contexte du travail qu’elles effectuent : Plus besoin de chercher dans les différentes chaînes de courrier électronique, les intranets et autres applications pour trouver des notes et des documents relatifs à un projet.
  Planifier et gérer des projets sans avoir à adhérer à une méthodologie formelle : Les utilisateurs n’ont pas besoin d’être des gestionnaires de projet certifiés pour planifier, gérer et exécuter des projets.
• Personnaliser l’espace de travail pour soutenir la façon dont un individu travaille : Ces solutions combinent des capacités telles que la collaboration et la gestion des tâches. Cela évite aux employés de devoir passer d’une application à l’autre, ce qui améliore la productivité.
• Dans l’ensemble, les solutions de management collaboratif permettent aux membres de l’équipe de communiquer directement avec tout le monde, de planifier les projets et les charges de travail, de se tenir au courant des livrables du projet, d’accéder aux documents du projet et de les mettre à jour, et de faire en sorte que tout se déroule au même endroit.

Logiciels et outils de gestion du travail collaboratif

La gestion collaborative du travail en action

Voici comment diverses équipes dans différents secteurs utilisent la gestion du travail collaboratif pour mener à bien leurs projets et atteindre leurs objectifs.

Augmenter les résultats du travail

Une société internationale de conception de matériel et de logiciels, dont le chiffre d’affaires s’élève à 8 milliards de dollars, a eu du mal à mener à bien ses projets. Le département informatique n’a terminé qu’une poignée de ses projets dans les délais impartis. Moins de la moitié de ses 105 projets prévus ont été entièrement achevés à la fin de l’année.

« La gestion des projets et la collaboration aux projets se faisaient au moyen de tableurs, de SharePoint, de courriels et d’autres outils qui étaient disjoints et cloisonnés », a déclaré le responsable du PMO informatique. « Cela a créé un chaos qui a conduit à des ressources surengagées, des estimations irréalistes, de longues durées de projet, et des délais manqués ou retardés ».

Pour résoudre ce problème, l’organisation a introduit un outil de gestion du travail collaboratif pour s’assurer que tout le monde parle le même langage, collabore efficacement et suit tout le travail dans une plate-forme consolidée. Les utilisateurs mobiles peuvent accéder à l’outil de n’importe où via le cloud. Il a permis d’éliminer le courrier électronique pour les activités liées aux projets et les rapports d’état, ce qui a amélioré la communication et réduit le risque d’erreurs.

En conséquence, l’année suivante, l’organisation a réalisé un taux d’achèvement des projets dans les délais de 94 %, contre seulement 50 % environ.

Rapidité des communications et résolution des problèmes

Lorsqu’une entreprise de construction minière s’est lancée dans un projet d’installation de grande envergure, plus de 1 300 personnes ayant accès au site ont dû être tenues au courant à tout moment pendant toute la durée du projet. La solution de gestion du travail collaboratif de l’entreprise a fourni un forum commun sur Internet où tous les groupes de parties prenantes internes et externes ont pu coordonner et partager des documents importants de manière sécurisée.

Cela a permis d’économiser des heures de recherche des dernières versions des documents sur le courrier électronique ou dans un système interne. Elle a également permis de réduire la nécessité de distribuer des fichiers volumineux par courrier électronique. En outre, l’entreprise a réduit les coûts liés à la paperasserie. Désormais, tous les documents de base sont électroniques et des fonctionnalités telles que les demandes de révision de documents et les alertes de changement minimisent le risque d’erreurs dues à l’utilisation d’anciennes versions de documents.

Cet avantage d’une solution de gestion du travail collaboratif s’est également étendu à un constructeur de réseaux étendus de fibres optiques. Plusieurs des sous-traitants de l’entreprise disposent d’ordinateurs portables connectés à l’Internet sans fil dans les pelles utilisées pour creuser sur différents sites. Grâce à l’accès à un site central en ligne pour toutes les personnes impliquées dans le projet, ils peuvent résoudre rapidement tous les problèmes qu’ils rencontrent en creusant – directement depuis l’excavateur. Cette adaptabilité accrue leur permet de résoudre les problèmes plus rapidement et d’éviter les retards dans le projet.

Améliorer la productivité

Une société de conseil en spiritueux, avec une équipe de consultants très dispersée, souhaitait élargir sa clientèle et aider ses clients géographiquement dispersés à lancer plus rapidement des marques de boissons à succès.

Pour faire passer les nouvelles boissons de la conception à la vente, l’organisation avait besoin d’une visibilité constante et en temps réel sur le calendrier des projets et d’un moyen de communiquer rapidement avec les clients. Auparavant, l’équipe s’appuyait sur le courrier électronique et Excel pour collaborer, gérer les projets et partager les mises à jour de l’équipe. Cela entraînait des erreurs et une baisse de la productivité des employés estimée à 40 % lorsque l’équipe tentait de les corriger.