Comment organiser un événement professionnel ?

Vous venez de créer votre marque ? Ou bien vous avez lancé un nouveau produit ? Félicitations ! Maintenant, il faut le faire savoir et c’est là l’objectif de l’événement professionnel. Comment y arriver ? Voici les 5 astuces pour bien l’organiser.

Choisir le bon moment et le bon endroit

Trouver le lieu idéal où se déroulera l’événement est primordial. Il doit être accessible, spacieux et, de préférence, original. Renseignez-vous sur les conditions de location : musique, connexion internet, heures à respecter, annulation, assurance, etc. Il est préférable de se rendre sur place. Pour la date et l’heure, tout dépend du produit ou de la marque à faire connaitre. Evitez le lundi et le vendredi car vous serez occupé par autre chose. Dans tous les cas, vérifiez qu’aucun autre événement n’a lieu le même jour, les invités risquent de ne pas être au rendez-vous.

Inviter les bonnes personnes

Cibler son public est la première chose à faire pour établir sa liste d’invités. Variez le type de personnes : clients, partenaires, fournisseurs. Conviez les journalistes, blogueurs et élus de la ville pour faire parler de l’événement via la presse. Si vous en avez les moyens, pourquoi pas inviter une personnalité pour attirer davantage de monde. Il y aura obligatoirement des refus, alors pensez à convier un peu plus que le nombre prévu.

Diffuser l’information

Organiser un événement, c’est bien, à condition d’en informer le plus de monde possible. Pour cela, utilisez les médias. Appelez la presse locale, faites-le savoir sur les réseaux sociaux, distribuez des tracts, envoyez des emails à votre carnet d’adresses, écrivez sur le site web. Le bouche-à-oreille n’est pas à négliger, parlez-en autour de vous. Vous pouvez faire un Live Média, petite vidéo diffusée en direct. Vous créerez ainsi le buzz, parfait pour du marketing viral. Dans tous les cas, il faut s’y prendre à l’avance en envoyant un « safe the date », par exemple.

Miser sur la PLV

On ne le répétera jamais assez, la communication est un élément essentiel dans le milieu professionnel. La publicité sur le lieu de vente est incontournable si vous voulez que vos convives se souviennent de l’objectif de l’événement. Utilisez du mobilier gonflable personnalisé : drapeau, tente, chaise ou transat publicitaire, etc, vous avez le choix. Le visuel est crucial dans le marketing car il attire l’attention.

Animer l’événement

Une fois que les invités sont présents, donnez un bon rythme pour ne pas qu’ils s’ennuient et fassent de la mauvaise publicité. Misez sur les activités : jeux, photo Booth, concours ou ateliers. Mettez de la musique, offrez des échantillons si c’est possible. Prenez la parole, faites un discours et présentez une vidéo explicative sur la marque. Proposez un repas et boissons en adéquation avec le thème. Le tout est de dynamiser l’événement et trouver la durée idéale.

En conclusion prévoir un événement professionnel demande de l’organisation. Toutes les étapes sont importantes, n’hésitez pas à demander de l’aide. Pour les budgets limités, des partenariats sont possibles. Une fois l’événement terminé, pensez à analyser les retombées.