Cinq raisons d’externaliser votre standard téléphonique

Un standard téléphonique actif est le cœur de toute entreprise juridique prospère. Ce sont les yeux et les oreilles d’une opération qui maintient la communication et porte l’image de marque fermement dans ses mains. Lorsque la pandémie a frappé et que l’interaction en face à face est devenue impossible, les lignes téléphoniques sont devenues encore plus cruciales – elles ont été l’épine dorsale des entreprises qui sont passées au travail à distance, qui se sont efforcées de maintenir les relations avec les clients et qui se sont démenées pour rester opérationnelles pratiquement du jour au lendemain.

Cependant, selon une étude menée par un fournisseur de communications externalisées – qui gère plus de 2 millions d’appels juridiques et de chats en direct chaque année pour plus de 1 000 cabinets juridiques au France, beaucoup ont eu du mal à gérer leurs standards téléphoniques pendant la pandémie.

Les données du rapport ont révélé que près de la moitié des entreprises (49%) ont mis leur standard téléphonique sur messagerie vocale 24/7 pendant la période de confinement, 30% ont admis faire confiance à la sécurité sur place pour répondre aux appels et un tiers a supprimé les numéros de téléphone de leur site Internet.

Deux tiers des entreprises française s’attendent à ce que les volumes d’appels augmentent une fois que le personnel aura regagné les bureaux et que l’économie aura repris, il n’a jamais été aussi important de donner la priorité à l’assistance aux clients et de mettre en place des stratégies de communication durables.

Prolongez vos heures d’ouverture

La pandémie a modifié les horaires et les habitudes de travail des gens, et nombreux sont ceux qui souhaitent contacter des entreprises en dehors des horaires traditionnels de 9 à 17 heures, ou le week-end. Avec le standard téléphonique externalisé pour avocat, vous pouvez fournir une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an à votre clientèle, sans avoir besoin d’engager des ressources supplémentaires.

Maintenir des niveaux de service cohérents

Les clients méritent d’être traités avec les mêmes niveaux de service, quels que soient le moment, la raison ou la personne qu’ils appellent. L’externalisation de la réponse téléphonique garantit qu’il n’y a jamais de baisse de qualité, ce qui améliore l’efficacité et renforce les valeurs de la marque.

Économiser de l’argent

L’un des principaux avantages de l’externalisation est que les frais généraux fixes peuvent être remplacés par des frais variables en fonction de la demande, ce qui permet d’économiser de l’argent et signifie que la charge de travail de vos employés n’est pas affectée par la nécessité de traiter davantage de communications avec les clients lorsque l’activité est intense.

Adoptez la technologie

Les progrès réalisés dans le domaine de l’intelligence artificielle (IA) et des logiciels de reconnaissance vocale offrent des possibilités sans précédent pour renforcer votre entreprise, en tirant le meilleur parti d’une technologie révolutionnaire sans investissement lourd.

Laissez le personnel s’épanouir

Les interruptions coûtent du temps et de l’argent. Sans la pression du traitement des appels, le personnel peut se concentrer sur ce qu’il fait de mieux, qu’il s’agisse de rencontrer et d’accueillir les visiteurs ou de s’atteler à des tâches plus rentables.

L’externalisation d’un standard téléphonique offre un parcours client transparent, professionnel et positif qui démontre aux demandeurs que vous vous souciez d’eux. Les appels manqués, les personnes qui attendent ou les transferts maladroits entraînent une mauvaise première impression et une perte de revenus, de sorte que l’absence de mise en ordre maintenant pourrait s’avérer extrêmement coûteuse.